Notion 最常见的失败不是不会用，而是把所有东西塞进一张“万能表”。订单、内容、供应商和任务的更新频率不同，字段也不同，混在一起后很快没人愿意维护。

先建四个数据库

订单只保留订单号、渠道、状态、金额、负责人和异常；内容库记录选题、平台、素材、发布日期和链接；供应商库保存联系人、品类、交期与文件；任务库负责具体动作和截止时间。

通过 Relation 把它们连接起来。例如一个新品可以关联供应商、内容和任务，但不需要复制三遍资料。Rollup 只汇总真正要看的数字，别为了“高级”堆字段。

视图按角色建立

老板看本周异常和关键进度，运营看待发布内容，客服看待处理订单。每个人打开首页就看到自己的下一步，不必从总表筛选。

状态要少而明确：未开始、进行中、待外部、已完成通常够用。十几个近义状态只会让统计失真。

模板解决重复工作

为新品上线、文章发布和供应商审核建立页面模板，内置检查项与所需文件。每次创建记录就自动带出结构，新人不靠记忆也能完成。

Notion 不是财务系统，也不适合存密码、证件和支付密钥。敏感信息放专门工具，只在 Notion 留负责人和安全链接。运营后台的目标是减少找资料和追进度，不是把所有公司数据集中到一个页面。